Toiminnanohjausjärjestelmä, ERP (Enterprise Resource Planning = yritysresurssisuunnittelu). Niitä on markkinoilla valtavia määriä, ja kaikkien tavoitteena on mahdollistaa yrityksen toiminnanohjaus järkevästi, niin että säästyy aikaa, hommat hoituvat ja yritystoiminta on kannattavaa.

Mitä sitten toiminnanohjausjärjestelmää valitessa kannattaa ottaa huomioon?

Toiminnanohjausjärjestelmän täytyy mukautua yrityksen omaan liiketoimintaan, ei päinvastoin. Jos toiminnanohjausjärjestelmän täyttäminen vie liikaa aikaa tai se ohjaa työn tekemistä tai johtamista väärään suuntaan, se ei ole järkevä investointi.

Yrityksen toiminnanohjaus tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että nähdään

• mitä töitä on tulossa, menossa, meneillään
• vastuut eli kuka kyseisiä töitä tekee
• mikä on töiden aikataulu
• milloin työt valmistuivat
• onko tehty mitä piti
• mikä on hyöty ja lopputulos
• saatiinko laskutettua

Toiminnanohjauksella seurataan liiketoimintaa myös talouden eikä vain operatiivisen toiminnan näkökulmasta. Yrittäjä haluaa, että on saatu laskutettua kaikki mikä pitää, ja että toiminta on kannattavaa. Tuntiseurannasta pitää nähdä helposti, tehtiinkö oikea määrä tunteja.

Kun johto saa kokonaiskuvan yrityksen toiminnasta ja tuloksellisuudesta, on helpompi johtaa yritystä ja suunnitella myös sitä,

• millä toimilla kannattavuutta saa paremmaksi
• ja millä tavoin liiketoimintaa ja työn tekemistä kannattaa kehittää jatkossa.

Mitä läpinäkyvämpää työ on ja mitä paremman kokonaiskuvan yrityksen toiminnasta saa, sitä helpompaa on johtaminen ja liiketoiminnan kehittäminen.

Oma tontti, oma vastuu

Hyvässä toiminnanohjausjärjestelmässä työntekijät ja kaikki vastuuhenkilöt näkevät omaan tonttiinsa kuuluvan kokonaisuuden. Näin oman työn johtaminen onnistuu myös pienemmässä ihmisen kokoisessa mittakaavassa kuin pelkästään koko yrityksen tai asiakkaan projektin tasolla.

Gemilon toiminnanohjausjärjestelmä Asiantuntijayrityksen ERP sopii asiantuntijayrityksille, jotka tekevät projektiliiketoimintaa. Työt koostuvat silloin erilaisista asiakasprojekteista. Gemilo Oy:n kehittämä järjestelmä on ihanteellinen työkalu esimerkiksi ohjelmistoyrityksille, markkinointi- ja viestintätoimistoille, insinööritoimistoille, konsulttitoimistoille, arkkitehtitoimistoille - kaikille asiakasprojekteja tekeville yrityksille.

Gemilo Asiantuntijayrityksen ERP sisältää projektien hallinnan, CRM - myynnin työkalut ja HR-järjestelmän. Mukana on tehokas ja tarkka tuntiseuranta myös, niin että tiedetään työntekijän kokonaistunnit eikä vain projektien tunteja.

Johda projektit

Yritys hyötyy toiminnanohjausjärjestelmästä, koska silloin tiedetään, mitä projekteja yrityksessä on oikeasti menossa ja mitä niissä tehdään. Kun projekteissa otetaan käyttöön myös tehtävähallinta ja näihin töihin liittyviä toimenpiteitä (alitehtäviä), työt pystyy aikatauluttamaan hyvinkin tarkasti.

Yrityksenne päättää, millä tarkkuudella haluaa projektien tekemistä seurata ja millä tarkkuudella työaika halutaan kohdentaa.

Laskutettavat työt nousevat laskuttajalle automaattisesti tuntimerkintöjen avulla.

Projektien hallinta on Gemilon Asiantuntijayrityksen ERPissä tehty suoraviivaisen selkeäksi. Projektiin liittyvät tehtävät ja aikataulut, vastuut, tunnit ja yhteydenpito näkyvät nopealla silmäyksellä. Projektiin liittyvä yrityksen sisäinen viestintä hoituu järjestelmässä helposti - ei tarvitse lähetellä sähköposteja tai vaikkapa Teams-viestejä enää erikseen.

Seuraa kokonaistyöaikaa

HR-järjestelmässä kaikki työsuhteisiin liittyvät asiat pysyvät henkilöstöhallinnon ja esihenkilön käsissä, ja työntekijä näkee myös itse työsuhteeseensa liittyvät asiat. Työsuhteen elinkaari alusta loppuun, työajanseuranta, työsuhteeseen liittyvä viestintä kaikki samassa paikassa. Poissaolo-työkalulla voi helposti ilmoittaa poissaolot ja esihenkilö hyväksyy ne yhdellä klikkauksella. Perehdytys-työkalu, Kehityskeskustelut-työkalu ja Rekrytointi-työkalu helpottavat HR:n rutiineja ja näiden toimintojen hallintaa. Palkanlaskenta ja -maksu hoituvat edelleen siinä järjestelmässä, joka on jo käytössä.

Johda myyntiä

CRM tekee myynnistä helppoa ja läpinäkyvää. Yhdellä silmäyksellä näkee mitä myynnissä on meneillään, mitä on ollut ja mitä on tulossa. Myyjä näkee kalenterista, mitkä asiakkaat vaativat nyt toimenpiteitä eikä kauppa jää tulematta unohduksen vuoksi. Tarjousten tekeminen Gemilo Tarjous-työkalulla on nopeaa, tarjouksen voi tehdä joko kohdista kokoamalla, valmiilla mallilla tai lomaketta käyttämällä. Tarjous on selkeä ja visuaalinen, asiakkaan miellyttävä lukea.

Toiminnanohjausjärjestelmän valinnassa on tärkeintä, että se tukee yrityksen omaa liiketoimintaa ja helpottaa johtamista sekä tekee työstä läpinäkyvämpää ja helpompaa hallita. Valintaa kannattaa miettiä oman työn kautta, testata ominaisuuksia ja kysyä toimittajilta tarvittaessa lisätietoja.

Helpoin valinta on SaaS-asennus tai toiminnanohjaus pilvipalveluna, koska silloin järjestelmän ylläpidosta vastaa toimittaja eikä asiakkaan tarvitse murehtia, onko varmuuskopiointi hoidettu vai ei tai järjestelmän edellyttämät tekniset kirjastot ajan tasalla.

Gemilo on helposti saavutettava toimittaja ja vastaamme mielellämme kysymyksiin. Järjestelmä on muokattavissa erilaisiin tarpeisiin. Uusimpana toimialakohtaisena valmistuotteena on Puutarhan ERP -toiminnanohjausjärjestelmä puutarha-alan yrityksille. Kysy omaa Editionia Gemilon toimitusjohtajalta jättämällä yhteydenottopyyntö esimerkiksi tällä nettisivun lomakkeella.