Työaika maksaa. Palkkamenot on yksi kalleimmista kuluista yrittäjälle. Laita tuntikirjanpito kuntoon nyt. Taskulaskimen ja Excel-kaavojen keksimisen voi unohtaa, kun käytössä on Gemilo Tunnit -tuntilappu.

Tuntiraportointi

Työajanseuranta-järjestelmät seuraavat tunteja ja työaikaa yleensä jommalla kummalla tai molemmilla näistä tasoista:

• Käyttäjän oma työajanseuranta eli työntekijän tunnit per työntekijä yhteensä (päivän tunnit, viikkotunnit, kuukauden tunnit, valitun ajanjakson tunnit yhteensä, ns. normaali työaika vs. ylityötunnit, lisätyö-tunnit, laskutettavat tunnit)
• Asiakastöiden tuntiseuranta (projektin tunnit päivässä, projektin viikkotunnit, projektin tunnit kuussa yhteensä, projektin tuntiraporttiin valitun ajanjakson mukaiset tunnit yhteensä, laskutettavat lisätyöt)

Moderni työajanseurantajärjestelmä

Modernissa tuntiseuranta-järjestelmä korvaa paperiset tuntilaput ja tuntiseuranta-Excelit. Tunteja voidaan kohdentaa usealle eri kohteelle.

• Projektin tunnit
• Tehtävän tunnit
• Tuotteelle kohdennetut tunnit

Tunnit pitää saada kerättyä, vaikka työntekijä työskentelee työmaalla, etänä tai on työmatkalla. Varmista, että teillä on toimiva tuntiseuranta, joka toimii sekä tietokoneella että mobiilisti.

Tuntilaskuri projektipäällikölle

Tuntimääriä ei tarvitse enää nykyisin laskea käsin. Nykyaikainen tuntien seurantajärjestelmä laskee tunnit yhteen ja sinulla on automaattisesti valmiina:

• projektin tunnit yhteensä
• projektin tunnit per työntekijä
• projektin tunnit per tuote.

Viikkotunnit ja päivän tunnit

Työntekijä näkee omat tuntinsa. Työajan hallintaa helpottaa, kun on selkeät näkymät, joissa automaattisesti tuntisaldot laskettuna. Valmis tuntien laskentakaava hoitaa laskennan henkilön puolesta. Yleensä tunnit halutaan työntekijä-tasolla nähdä ainakin näin:

• työntekijän päivän tunnit yhteensä
• työntekijän viikkotunnit yhteensä
• työntekijän kuukauden tunnit yhteensä.

Tunnit Excel-pohjaan

Laskutuksen, palkanlaskennan tai muun syyn vuoksi tunnit halutaan joskus vain tietyltä tarkkaan rajatulta ajanjaksolta talteen Exceliin. Hyvä raportointi-työkalu tuntikirjanpitoon auttaa ottamaan tunnit Exceliin tuntiraportiksi miltä ajanjaksolta tahansa.

Tuntiraportin laatija päättää, mistä alkaen ja mihin päättyen tunnit lasketaan. Lopuksi raportin voi ottaa ulos järjestelmästä Excel-tiedostona. Järjestelmässä on valmis Excel-pohja. Excel-pohja sisältää tuntikirjanpidon siltä ajanjaksolta, jonka halusit tuntiraporttiin.

Tuntilaskuri osaa laskea projektin tuntiraportin tuntilaskelmaan automaattisesti ja raporttia voi tarkastella myös ilman Exceliä.

Tehtävään mennyt työaika

Joitakin tehtäviä saattaa tehdä useampi kuin yksi ihminen. Jälkikäteen ilman tehtäväkohtaista tuntiseurantaa on mahdoton tietää, miten työaika jakaantui. Jos jokin vie enemmän työaikaa kuin pitäisi, se on tärkeä asia ymmärtää yrityksen tuottavuuden näkökulmasta. Ymmärrys töihin menevästä ajasta kasvaa ja auttaa hinnoittelemaan tulevia uusia töitä paremmin kuin ennen.

Gemilo Tunnit -tuntiseurantajärjestelmä sisältää projektin ja tehtävän tasolla tunnit. Tiedätte, kuka on tehnyt kyseistä työtä, miten pitkään, miksi ja milloin. Näin on helpompaa seurata kannattavuutta ja mikä vie yrityksessä eniten aikaa.

Työajan seuraaminen

Jos Gemilo Tunnit -tuntikirjausjärjestelmään halutaan laajempi tuki henkilöstöhallintoa varten, tilaa Gemilo HR-ohjelma ja pyydä pakettiin myös työajanseuranta.

• Työsuhteeseen perustuva työajanseurantajärjestelmä huomioi työntekijän poissaolot ja työntekijöiden työaikaraporttien hallinta vie vähemmän aikaa.
• Kokonaistyöaikaa varten laskuri osaa huomioida poissaolot automaattisesti eikä pyydä raportoimaan tunteja sellaisilta päiviltä, kun henkilö oli poissa ja poissaolon syy on tiedossa.
• Poissaolot-työkalussa sovitaan ja seurataan työntekijät sairaspoissaolot. vuosilomat, liukumavapaat, bonusvapaat, vanhempainvapaat jne. Järjestelmällä saa seurattua myös luvattomat poissaolot, jotka ovat irtisanomisperuste.
• Lisäetuna on henkilöstöhallinnon automaattinen henkilöstöraportti, joka ei sisälly pelkkään Gemilo Tunnit -ohjelmaan.

Haluatko esittelyn ennen päätöstä? Varaa aika Katrin kalenterista.