Osaava myyjä tietää, millaista myynti- ja neuvottelutekniikkaa tarvitaan, jotta asiakas saadaan hyväksymään tarjous. Tämä blogikirjoitus ei kerro myyntitekniikasta, vaan kirjoitus käsittelee erilaisia tapoja, miten tarjouksia hyväksytään.

Blogijuttu on suunnattu henkilöille, jotka vasta aloittavat yritystoimintaa ja henkilöille, jotka haluavat ymmärtää eri vaihtoehtoja hyväksyä tarjouksia, koska heidän tehtävään on uudistaa myyntiprosessia yrityksessä (tarjouksen laatiminen ja tarjousten hyväksymisprosessi).

Tarjouksen hyväksyminen sähköpostitse

Sähköposti on myyjän liukuportaat asiakkaan luokse. Kun tarjous on PDF-tiedosto, myyjä lähettää tarjous-pdf:n asiakkaan sähköpostiin sähköpostiviestin liitteenä. Myyjä pyytää asiakasta kuittaamaan sähköpostitse, tilaako asiakas liitteen mukaisen tarjouksen vai ei.

Tiedostomuotona käytetään PDF-tiedostoa, koska se on turvallisempi kuin Word-tiedosto, aukeaa asiakkaan koneella helpommin eikä edellytä esim. Microsoftin tekstinkäsittelyohjelmaa. PDF pysyy varmemmin muuttumattomana ja näyttää visuaalisesti samalta eri tietokoneissa.

KUVA. Esimerkki visuaalisesta tarjouksen kansilehdestä, joka on tehty MyGemilo tarjous-työkalulla

Tarjous voi olla myös pelkkä sähköpostiviesti. Myyjä ei liitä mitään erillistä tarjousdokumenttia sähköpostiin, vaan kertoo hinnan, toimituksen laajuuden ja mahdollisesti lupaa jo toimitusajankin sähköpostiviestissä. Asiakas lukee sähköpostiviestin ja sähköpostiviesti on "tarjous" ilman liitteitä. Toimitus- tai sopimusehtoihin on saatettu viitata linkillä, joka vie yrityksen julkisiin esim. nettisivustolla julkaistuihin ehtoihin, jotka ovat kaikille asiakkaille aina samat.

Jos käytössä on tarjoustyökalu, jossa tarjoukset luodaan PDF-tiedostoiksi ja lähetetään asiakkaan sähköpostiin oman sähköpostiohjelman kautta, myyjälle jää työksi merkitä tarjoustyökaluun ja/tai CRM:ään, tilasiko asiakas. Myyjä tekee merkinnän,

• koska se on hänen työtään
• ja jotta CRM:n kaupoista yrityksessä nähdään, mikä kaupoista onnistui, mikä ei, ja mitkä ovat vielä avoimina, koska ei tiedetä vielä, ostaako asiakas.
• Tieto auttaa myös myyjää omassa myynnissä,
• jotta hän muistaa hoitaa kaupat kotiin vielä avoimista tarjouksista, lämmitellä potentiaaliset liidit ja hoitaa loppuun ne kaupat, joissa asiakas odottaa vasta tarjousta.

Sähköpostiviestissä myyjä pyytää asiakasta kuittaamaan kirjallisesti, että liitteen mukainen tarjous on hyväksytty tai tilattu.

Tilausvahvistus sähköpostikuittauksena perustuu toimittajan ja ostajan luottamukseen, mutta on helpommin todennettavissa kuin suullinen sopimus, jos keskustelua ei ole tallennettu.

Tarjouksen hyväksyminen sähköpostitse on kevyempi ja nopeampi tapa kuitata tarjouksia kuin paperinen, tulostettu tarjous, jossa tarjouksen toimittaminen asiakkaalle asti kestää pidempään kuin sähköpostin liitteenä.

Sähköposti-kuittaus toimii etämyynnissä, koska se on nopeampi ja edullisempi tapa kuin postittaa papereita allekirjoitettavaksi, ja yleensä täysin riittävä varmistamaan, että tilaaja on tilannut sen, mistä tarjouksessa on sovittu. Kun sähköposti lähtee omasta sähköpostiohjelmasta, voi olla aika varma, että asiakas myös saa sähköpostin.

Allekirjoittamalla tarjouksen, joka tuli postitse

Joissakin yrityksissä tarjous tulostetaan paperille, ja myyjä toimittaa tarjouksensa postitse tilaajan hyväksyttäväksi. Se ei ole sentään pullopostia meressä, mutta hitain tapa saada allekirjoitettu tilausvahvistus tai sopimus takaisin.

Ulkomaan kaupassa voi olla joskus pakkokin käyttää paperista tarjousta, koska asiakkaan hankintaprosessi saattaa olla sellainen, ettei tilaaja hyväksy vielä sähköisiä tarjouksia. Silloinkin myynnissä silti tarvitaan oma kopio digitaalisena, jotta on helpompi seurata, missä vaiheessa tarjousprosessia ollaan kunkin asiakkaan kanssa, ja jotta tiedetään tilaukset, jotka pitää toimittaa.

Tätä varten on markkinoilla CRM-järjestelmiä ja erillisiä sähköisiä tarjoustyökaluja sekä taloushallinnon järjestelmiä että toiminnanohjausjärjestelmiä, joissa voi olla oma paikkansa myös tarjousten seurannalle tai ainakin tilausten hallinta.

Osa hoitaa tarjoustiedostojen säilyttämisen vain omalla koneellaan kansiossa tai jaetussa kansiossa esim. jaetulla kovalevyllä tai pilvessä. Se yleensä myös tarkoittaa, että joku joutuu pitämään kirjaa erillisessä Excelissä tai muulla tavalla tarjouksista, mikä on aikamoista ajanhukkaa, kun tietokone voisi tehdä saman henkilön puolesta sähköisissä myynnin tukityökaluissa.

Tarjouksen allekirjoitus tapaamisessa kasvotusten

Nopeuttaakseen kaupantekoa myyjä saattaa tulostaa tarjouksen tai tilausvahvistuksen jo ennen tapaamista tai viimeistään tapaamisessa kannettavalla tulostimellaan, jotta hän voi varmistaa, että asiakas allekirjoittaa tilauksen ja allekirjoitettu kappale mukanaan myyjä tietää onnistuneensa kaupassa varmemmin kuin suullisesti sovitussa.

Osalla yrityksistä on myyntiprosessi, jossa sovitaan aina asiakastapaaminen tarjouksen esittelyä varten eikä tarjousta ikinä lähetetä ennakkoon asiakkaalle. Näin kauppa pyritään varmistamaan ja allekirjoittamaan yhdellä kertaa, koska ajatellaan, että myyjällä on tapaamisessa paremmat mahdollisuudet taklata mahdolliset asiakkaan epäilyt, joiden vuoksi kauppaa ei ehkä muuten saisi - tai hankintapäätös ainakin viivästyisi.

Joskus tarjouksen antaminen vaatii paljon asiantuntijatyötä ennen kuin tarjous on valmis asiakkaalle. Se tarkoittaa, ettei tarjous ole valmiina nappia painamalla, koska tarjoukset vaihtelevat suuresti sen mukaan, mitä asiakas haluaa.

Myyjä laatii tarjouksen hyvissä ajoin ennen tarjouksen hyväksymiseen tähtävää tapaamista, ja tarjouksen laadintaan on osallistunut joukko teknisiä asiantuntijoita eli muitakin henkilöitä kuin myyjä.

Lopuksi tarjous käsitellään asiakkaan kanssa kasvotusten, jotta myyjä pystyy varmistamaan, että asiakas on ymmärtänyt, mitä on tilaamassa, ja myyntineuvottelun aikana myyjä "klousaa kaupan" eli varmistaa asiakkaalta suullisen tilauksen, jonka kuittaa vielä tarjouslomakkeen allekirjoitus.

Kun tilauskuittaus on saatu, paperilla tehdyissä tarjouksissa allekirjoitettu tarjous skannataan talteen allekirjoitettuna. Asiakkaalle jäi ehkä jo tapaamisessa oma kappale tai se toimitetaan postitse myöhemmin, jos paperiin tarvittiin myös muiden nimiä kuin henkilön, joka tavattiin.

Välivaiheita on papereiden kanssa paljon. Paperi & postimerkki -toimintamalli soveltuu parhaiten isoihin kauppoihin, joiden tarjousmateriaalit ovat laajoja ja tukkisivat henkilön sähköpostin, jos niitä yritettäisiin lähetellä liitteinä. Paperia käytetään myös sellaisissa toimituksissa, joissa ei luoteta sähköpostiin tai ei ole turvasähköpostia käytettävissä.

Paperi & postimerkki -mallia on nähty kuluttajakaupan lehtitilauksissa ja yrityspuolen kynätilauksissa vuosikymmeniä. Paperinen tilauslomake lähtee kuoressa "tarjouksena" tai painetun lehden mukana massapostituksena, jossa ostajaa ei tunneta etukäteen ja asiakas ostaa tai ei osta, mutta tarjous on kaikille täysin sama ja käsitellään aina samalla tavalla, saman myyntiputken läpi.

Isoissa, laajoissa tarjouksissa, jos asiakkaalta ei ole saatu vielä allekirjoitettua tarjousta ja tarjous on ainoa "sopimus" ja "tilausvahvistus", prosessi voi joskus mennä niinkin, että toimittaja lähettää valmiiksi maksetun kirjekuoren asiakkaalleen ja pyytää asiakasta lähettämään takaisin toisen kappaleen allekirjoitettuna. Tässä on riskinä, että asiakas ei toimi niin kuin halutaan, mutta toimitus on saatettu ehtiä aloittaa.

Siksi sähköpostikuittaus voi olla toimittajalle joskus lopulta jopa turvallisempi vaihtoehto kuin jäädä odottelemaan tilaajalta paperisena allekirjoitettua hyväksyttyä tarjousta, joka muuttuu tilausvahvistukseksi, kun tarjous on hyväksytty. Etenkin, jos toimitus pitäisi olla jo aloitettu, mutta asiakas ei saa aikaiseksi suullisen kuittauksen jälkeen enää paperia allekirjoitettuna toimittajalle.

Suullinen sopimus

Kun myydään puhelimitse, etätapaamisessa tai kasvotusten tapaamisessa, tilaaja voi hyväksyä tarjouksen suullisesti.

Myyjä soittaa asiakkaita läpi ja kirjaa ylös erillisessä soittotyökalussa, jossa on soittolistat, tai hitaammassa harvemmin tehdyssä myyntityössä esim. tarjoustyökalussa, että tarjous on hyväksytty, ja tarjous lähtee tilaajan sähköpostiin. Asiakkaan kanssa käyty keskustelu kirjoitetaan talteen yhteydenpitona CRM:n kauppaan tai tarjouksen yhteyteen, tai se on tallennettu. Jos puhelu tallennetaan, se pitää olla asiakkaan tiedossa etukäteen.

Jos tarjoustyökalua ei ole, myyjä kirjaa CRM:ään tiedot, ja jos CRM:ää ei ole, myyjä kirjaa omaan Exceliinsä ylös, kuka tilasi ja mitä. Suullinenkin sopimus pitää jotenkin saada kirjattua aina talteen, koska muuten myyjä ei saa provisioita ja asiakas ei saa toimitustaan eikä myynnin tehnyt yritys rahojaan. Kiistatilanteissa on toimittajan ja asiakkaan etu, että järjestelmästä nähdään tarkka kellonaika ja kenen kanssa tarjous oli suullisesti vahvistettu.

Kiistoja pyritään ennaltaehkäisemään sillä, että on selvää sekä ostajalla että tilaajalla, mitä tarjous sisälsi, eli mihin toimittaja sitoutuu ja mihin tilaaja hyväksyessään tarjouksen sitoutuu. Tämän vuoksi tarjous tai tilausvahvistus lähtee ostajan sähköpostiin, tai ainakin linkki, josta hyväksytyn tarjouksen tai sen tilausvahvistuksen voi käydä hakemassa ostajana itselleen talteen. Kuluttajakaupassa on tiukka laki, mitä saa myydä puhelimessa ja miten. Emme käy sitä läpi tässä blogijiutussa, vaan keskitymme kuvaamaan yleisesti, mitä tarjousten hyväksyminen tarkoittaa yritysmyynnin eli B2B-myynnin näkökulmasta.

Varausjärjestelmä ja yritysmyynti

Palveluliiketoiminnassa, kuten kosmetologit, kauneushoitolat ja hierojat, kirjallista tarjousdokumenttia ei ole, ellei ostajana ole yritys. Näillä aloilla on tyypillisintä, että ostaja teki tilauksen jo varatessaan palvelun varausjärjestelmässä tai sillä hetkellä, kun yritys kuittasi tilauksen asiakkaan puolesta kirjatessaan puhelimessa varatun ajan varausjärjestelmään.

Silti myös palveluliiketoiminnassa tehdään tarjouksia kirjallisesti (sähköposti, erillinen tarjous-PDF, tarjoustyökalun online-tarjoussivu) silloin, kun palveluja yleensä vain varausjärjestelmän yli tarjoavaan yritykseen ottaa yhteyttä yritysasiakas, joka haluaa jotain sellaista, mitä varausohjelman hinnastosta ei pysty ostamaan. Ostaja on ostamassa jotain enemmän tai eri tavalla kuin tavallinen kuluttaja, jolle riittää varausjärjestelmä.

Otetaan pari esimerkkiä:

• Personal Trainer -yrittäjä tai hierontaliike, joka myy yrityksille kuukausiveloitteista palvelua työsuhde-eduksi
• Yrittäjä kontaktoi sopivia potentiaalisia asiakkaita ja lähettää tarjouksensa.
• Yritysasiakas hyväksyy tai ei hyväksy tarjousta, ja tarjouksia on avoinna yhtä aikaa useita.
• Yrittäjän on saatava jossain (sähköposti, Excel, Tarjoustyökalu, CRM) pidettyä hallinnassa, kuka on jo vastannut tarjoukseen kieltävästi ja kuka hyväksyi tarjouksen. Mitä aktiivisemmin tarjouksia lähtee, sen vaikeammaksi myynti menee ilman kunnollista myyntiprosessia ja järjestelmää, josta käy yksiselitteisesti ilmi, hyväksyikö asiakas tarjouksen vai ei.
• Kukkakauppa, joka myy yrityksille kukkasidontaa viikko- tai kuukausipalveluna tai erilaisiin tilaisuuksiin.
• Kukkakauppa ottaa yhteyttä potentiaalisiin yritysasiakkaisiin, lähettää yritysten yhteyshenkilöille tarjouksen.
• Yritysasiakas kertoo hyväksyvänsä tarjouksen tai ei tee tilausta. Tämä tieto saadaan vastauksena tarjoussähköpostiin tai kuullaan jo etätapaamisessa tai puhelimessa, kun kukkakauppa on käy potentiaalisia yrityksiä läpi.
• Mitä useampia tarjouksia on avoimena, ja mitä erilaisempia ne ovat riippuen esim. asiakkaiden tilaisuuksien määrästä ja luonteesta, sen enemmän on seurattavaa myynnissä ja sen parempi, että tarjousten hallintaan on järjestelmä.
• Liikuntakeskus, joka myy yrityksille tyky-päivien ohjelmaa.
• Sali lähestyy sopivia yritysasiakkaita ja lähettää yritysasiakkaille määrämittaisen ja samanlaisen tarjouksen kaikille.
• Yritysasiakas kuittaa tilauksensa sähköpostitse, suullisesti tai palauttamalla kuntosalin käyttämän tilauslomakkeen postissa.
• Liikuntakeskus/kuntosali varaa omasta varauskalenterista vuoron yritysasiakkaan työntekijöille ja mahdollisesti siirtää olemassa olevia normaalivuoroja pois ostetun yritysvuoron tilalta.
• Tällaiseen tarvittiin erillinen tarjous yritysmyynnissä ostajaa varten.

Tarjouksia lähettävät siis muutkin kuin teollisuus ja asiantuntijayritykset.

Verkkolomake tarjousten hyväksymiseen

Verkkolomake soveltuu ensimmäisten yhteydenottojen vastaanottamiseen, joiden jälkeen vasta lähtee tarjous. Siksi verkkosivulla on lähes aina jonkinlainen Ota yhteyttä -lomake tai useita erilaisia yhteydenottolomakkeita, joilla voi tilata esitteitä ja painettuja katalogeja, jotta yritys saa asiakaskontaktin ja voi jatkaa potentiaalisimpien kanssa tarjoukseen asti ja siitä toimituksiin.

Joskus näkee myös verkkolomakkeita, jotka ovat "pieniä tarjouksia" ja kirjoittaessaan tilaajana tietonsa lomakkeelle lomakkeen lähettäminen toimittajalle vastaa tarjouksen hyväksymistä ja on jo itsessään vahvistettu tilaus.

• Painotalo myy yritysasiakkaille kiinteällä tarjouksella, jossa on verkkolomakkeessa kerrottu käyntikorttien hinta ja tekniset tiedot sekä toimituksen aikataulu. Tilaaja kertoo lomakkeella itse, montako kappaletta haluaa, ovatko käyntikortit kaksipuoleisena, monivärisenä ja minkä vahvuiselle paperille työ painetaan ja antaa yhteystiedot, jotka korttiin painetaan.
• Lopputuloksena verkkolomake tuottaa painotalolle dokumentin, joka on tarjous/tilausvahvistus tilaajan tiedoilla ja säästää aikaa, koska verkkolomakkeella saatiin jo otettua vastaan myös mahdolliset liitetiedostot, kuten yrityksen logo tai markkinointitoimistossa jo teetetty kortin ulkoasu.

Vai sittenkin verkkokauppa?

Kun toimitetaan samanlaisena pysyvää tuotetta tai palvelua, jonka osat tai kokoonpano eivät muutu ja hinnat ovat tiedossa, tilausprosessi viedään yleensä verkkokauppaan, ja digitaalisissa tuotteissa myös toimitus hoidetaan sähköisesti (vrt. verkkokurssit, viihdepalvelut kuten Netflix, Spotify sekä erilaiset äänikirjapalvelut).

Silti useimpien verkkokaupankin omistajien on edelleen tehtävä erillisiä tarjouksia. Mitä enemmän tarjouksia lähtee, sen tärkeämpi hallita järkevästi, miten ja missä asiakas hyväksyy tarjouksen, ja yritysmyynnin on keksittävä tapa, millä se saa näppärästi luotua ja hallinnoitua tarjouksia. Tarjouksen hyväksyminen on lopulta vain yksi vaihe. Sen lisäksi on varmistettava, että myyntiprosessi yhdistyy sujuvasti myös toimitusprosessiin ja laskutusprosessiin.

Otetaan esimerkki puhtaanapidon puolelta ja sisustusarkkitehdin yrityksestä.

• Siivousalan yritys myy siivouspalveluja ja siivouspalvelun lisäksi tuotteita.
• Tuotteita voi ostaa verkkokaupasta, mutta sen lisäksi on saatettu tehdä yritykseltä yrityksille -kauppaa niin, että siivousyritys lähettää kirjallisen tarjouksen yritysasiakkaalle, joka hyväksyy paitsi siivouspalvelun ehdot tarjouksen liitteenä, myös tietyn määrän tuotteita, joita palvelun lisäksi laskutetaan (esim. paperipyyhkeet, vessapaperit, huonetuoksut, säännöllisesti vaihdettavat aulojen matot pesupalveluna, jne)
• Siivousalan yritys lähettää asiakkaalle tarjouksen verkkokauppansa ulkopuolella, koska haluaa käydä katsomassa tilat ensin, ja asiakkaalla voi olla erityistoiveita, jotka yritys kirjaa tarjoukseen.
• Jos yritys ottaa kuittauksen tarjoukseen jälkikäteen, sen on pystyttävä toimittamaan tarjous ja saatava tarjoukseen kuittaus.
• Sisustusarkkitehtitoimisto jättää tarjouksen yritysasiakkaalleen kuultuaan asiakkaan toiveet, vaikka toimistolla olisi oma verkkokauppa erilaisista sisustustuotteista, joita se jälleenmyy sisustussuunnitelmien ja sisustusprojektien lisäksi asiakkailleen. Tarjous on jätettävä, koska asiakas kilpailuttaa eri toimistot tarjouspyyntönsä avulla.
• Sisustusarkkitehtitoimiston voi olla pakko luonnostella jo tarjoukseen ideoita, jotta yritysasiakas valitsee kilpailijan sijasta kyseisen toimiston.
• Sisustusarkkitehti lähettää tarjouksen. Toimitus voi lähteä liikkeelle vasta, kun tarjous on hyväksytty, jotta ei ole epäselvää, mitä kaikkea, mihin hintaan ja mihin mennessä on luvattu toimittaa tilaajalle.
• Tarjouksella sisustusarkkitehti varmistaa, että asiakas tietää, mitä on sovittu. Siksi asiakkaan on hyväksyttävä tarjous niin, että siitä jää merkintä joko myyjän tekemänä (suullinen tilausvahvistus tarjoukseen) tai asiakkaan omalla kuittauksella (kirjallinen / sähköinen kuittaus).

Hankintaportaalissa

Isoilla konserneilla ja julkishallinnolla on erillisiä hankintaportaaleja, joissa toimittajan pitää mennä jättämään tarjous ostajan itse määrittelemillä lomakkeilla, ja tilaaja hyväksyy tarjouksista yhden tai useamman hankintaportaalinsa kautta.

Vakituisessa toimittaja-tilaaja -suhteessa nämä ovat hyviä markkinapaikkoja, ja sopimustoimittajalle tilauksia voi tulla ilman erillistä tarjousta per tilaus, koska tilaajan kanssa on sovittu tietty tuote- ja/tai palveluvalikoima sekä toimitusten hinnasto pidemmäksi aikaa.

Kun joku tilaa hankintaportaalissa tuotteen tai palvelun, tilaus päätyy sille toimittajalle, joka oli jo hyväksytty mukaan toimittajapooliin. Hankintaportaalin ulkopuolisten toimittajien on melko mahdoton tai täysin mahdoton yrittää tarjota muuta kautta enää omia tuotteitaan ja palveluitaan.

Ostavassa hankintaorganisaatiossa on saatettu päättää, että hankintaprosessi on kiinteä ja ostava organisaatio noudattaa omaa prosessiaan kaikissa hankinnoissa eikä kuittaa mitään muuta kautta tulevia tarjouksia kuin ne, jotka tulevat toimittajaportaalista tai laajemmasta hankintaportaalista. Silloin toimittajan ainoaksi vaihtoehdoksi yrittää päästä hankintaportaaliin tai toimittajaportaaliin mukaan on noudattaa ostavan organisaation lomakkeita - tai keskittyä muihin asiakkaisiin, joille kelpaa toimittajan oma tapa hyväksyttää tarjouksia.

Hankinta- ja toimittajaportaalien haittapuolena toimittajille on, että toimittajan pitää silti jossain pystyä ylläpitämään omaa listaa omista tarjouksistaan, ellei sitten tee vain yhdelle ostajalle töitä ja luota, että omat tarjoukset löytyvät aina ostajan tietokannasta. Tämä kuulostaa isolta riskiltä, jota ei kannata ottaa. Tarjoukset ja niiden hyväksynnät pitää olla itselläkin tallessa, jos joku päivä toimittaja-asiakas -suhde ei jatku.

Tilaajan etuna hankintaportaalissa on, että ostoja saadaan keskitettyä yhteen paikkaan ja kaikki hankintoihin liittyvä on yhdessä paikassa: Minimissään palvelussa säilytetään tarjouspyyntö liitteineen ja tarjoukset liitteineen.

Laajimmissa hankinnan työkaluissa hankintaprosessi lähtee liikkeelle budjetoinnista sekä hankintaehdotusten ja investointiehdotusten käsittelystä tai on yhdistetty tällaisiin työkaluihin edeten prosessin toisessa päässä hankintapäätöksen jälkeen jopa käyttöomaisuuden ja poistosuunnitelmien hallintaan saakka.

Tarjouksen hyväksyminen tarjoustyökalussa

Tarjoustyökalut voivat toimia niin, että tarjous julkaistaan online-sisältönä, jonne on pääsy ilman kirjautumista, tai niin, että tarjous lähetetään asiakkaan sähköpostiin. Jos tarjous julkaistaan online-sisältönä, asiakas saa linkin, josta pääsee katsomaan tarjousta nettiin ja voi itse ottaa itselleen talteen tarjousdokumentin liitteineen lataamalla ne koneelleen. Tarjouksesta saatetaan keskustella yhdessä, ja lopuksi asiakas päättää hyväksyykö tarjouksen. Tarjous-sivulla on painike, jolla tarjous hyväksytään, ja allekirjoituksen jälkeen tarjous muuttuu vahvistetuksi.

Ostajalle riskinä on, että tarjoukseen ei pääse enää myöhemmin, koska tarjousta säilyttävä palvelu ei ole oma eikä tarjouksen säilytysaika tai jakamiseen tarkoitettu aika ole aina tiedossa. Siksi ostaja yleensä ottaa itselleen kopion sisällöstä joka tapauksessa.

On makuasia, kummalla tavalla haluaa toimia. Jos sähköpostikuittaus riittää, asiakkaalle voi olla mukavempi palveluna, että tiedosto on heti itsellä tallessa jo sähköpostista.

Jos jaetaan todella isoja liitetiedostoja tai runsaasti tiedostoja, niitä ei ole asiakasystävällistä lähettää asiakkaan sähköpostiin, vaikka moderni sähköposti-ohjelman postilaatikko pystyykin nykyisin käsittelemään paljon dataa ilman riskiä, että postilaatikko täyttyisi tiedostoista.

Nettisisältönä julkaistuissa tarjouksissa tarjoustyökaluissa on yleensä siksi ominaisuus, jolla tarjouksen voi pyytää asiakkaana omaan sähköpostiinsa, tai sitä ei voi edes valita itse, vaan tarjous tulee automaattisesti sähköpostitse, kun se on allekirjoitettu.

Sähköinen allekirjoitus tai sähköinen kuittaus

Useimpiin tarjoustyökaluihin on valmiina tai erikseen tilattavissa digitaalinen ostajan kuittaus. Kuittaus voi olla vahva sähköinen allekirjoitus tai ei-varmennettu kevyempi kuittaus painikkeella, jolla asiakas ilmoittaa hyväksyvänsä tarjouksen.

Markkinoilla käytetään lisäksi toimintamallia, jossa tarjous toimitetaan vapaammin ja ainoastaan sopimus allekirjoitetaan. Jos tämä kiinnostaa, yrityksenne tulee valita sähköinen sopimusten hallinta -työkalu, jossa on sähköinen allekirjoitus. Näissä ostajalle ikävänä puolena on, että tiedostot pitää yleensä muistaa käydä lataamassa erikseen omalle yritykselle palvelusta talteen, koska sähköisesti allekirjoitettu palvelu tarjoaa dokumenttia vain rajatun ajan, jos ei itse käytä samaa palvelua maksavana asiakkaana.

Vaihtoehtona on myös valita jokin yleisistä sähköisistä allekirjoituspalveluista mihin tahansa, mitä omassa organisaatiossa allekirjoitetaan tai halutaan muiden allekirjoittavan. Näiden huonona puolena on, että niissä ei oikeastaan oteta kantaa, mikä dokumentti on kyseessä, joten varsinaiseen tarjousten ja kauppojen hallintaan tarvitaan silti erillinen oma järjestelmä myynnin johtamiseen ja tehokkaaseen, mutta helppoon seurantaan. Ostajalle kokemus on sama kuin sopimuspalveluissa: Jos ei ole itse kyseisen palvelun tilaaja, ei sopimukseen ole pysyvää pääsyä eli se on muistettava erikseen ottaa itselle talteen.

On olemassa lukuisia erilaisia eri palveluiden ja tässä blogipostauksessa kuvattujen tapojen yhdistelmiä. Näistä käsitellään nyt vain yksi:

• Myynti saatetaan hoitaa etänä, asiakas saa tarjouksen sähköpostiin, ja kun hän vastaa sähköpostiin, puhelinsoittoon tai tapaamisessa myöntävästi, ostajan katsotaan hyväksyneen tarjouksen.
• Seuraavaksi tulee linkki tilausvahvistukseen sopimusehtoineen tai sopimukseen, joka hyväksytään sähköisesti.
• Tällaisessa ostoprosessissa tarjoukselle ei jää niin isoa roolia. Sen sijaan tärkeimmäksi asiaksi nouseekin varsinainen sopimus, joka hyväksytään.

----

Etsitkö toimivaa tarjoustyökalua? Tutustu Gemilo Tarjous-työkaluun.

Gemilo CRM on monipuolinen myynnin työkalu, joka sisältää myös Gemilo Tarjous-työkalun. Tutustu ja kokeile!