Työnantaja haluaa hyvällä perehdytyksellä ennaltaehkäistä vaaratilanteita työpaikalla ja huolehtii työntekijänsä työturvallisuudesta lain mukaisesti. Perehdytyssuunnitelma voi olla yksittäinen sähköinen dokumentti (esim. Word, ppt, Excel), tulostettu paperilomake tai digitaalinen perehdytyssuunnitelma, jonka työnantaja suunnittelee yksin tai yhdessä työntekijöiden kanssa.

Digitaalinen perehdytyssuunnitelma tehdään digitaalisella perehdytys-työkalulla. Perehdytys voidaan hoitaa ihan niin kuin ennenkin eli kasvotusten tai etänä. Isoin ero on, että perehdytyksessä noudatetaan digitaalisen suunnitelman kohtia, jotka kuitataan valmiiksi sitä mukaa, kun perehdytys on tehty. Lopuksi koko digitaalinen perehdytyssuunnitelma kuitataan vielä valmiiksi.

Digitaalisella perehdytyssuunnitelmalla yritys saa hoidettua perehdytysten kokonaisseurantaa yhtiön tasolla, tiimin vetäjien tasolla ja työntekijän tasolla. Työsuhteen alta näkee nopeasti, että työntekijälle on ainakin yksi oma digitaalinen perehdytyssuunnitelma olemassa ja onko perehdytys jo pidetty vai ei. Ajattele perehdytystä niin, että digitaalinen perehdytyssuunnitelma on kuin automaatilla ajaisi. Ei tarvitse huolehtia niin monesta eri asiasta itse kuin jos käyttää manuaalisia vaihteita.

Yrityksen kannattaa perehdyttää työntekijänsä. Perehdytykseen käytetty aika parantaa lopputuloksia, kun perehdytys tehdään hyvin. Perehdytys nopeuttaa uuden työntekijän kykyä aloittaa uusissa töissä ja perehdyttämisellä varmistetaan henkilön osaaminen.

Suomalainen ohjelmistoyritys Gemilo Oy kehitti digitaalisen perehdytys-työkalun, koska perehdytyssuunnitelma ennaltaehkäisee työnantajan riskejä ja auttaa pitämään työturvallisuudesta parempaa huolta. Tampereella kehitetty Gemilo HR-järjestelmä sisältää työsuhteiden hallinnan lisäksi digitaalisen perehdytyssuunnitelma-työkalun, jotta työnantajan on perehdytys-työkalulla helpompi hoitaa perehdytykset dokumentoidusti mallin mukaan ja seurata, että perehdytykset on tehty riippumatta tiiminvetäjästä, jonka vastuulla perehdytys on tai henkilöstöhallinnon ihmisestä, jolle perehdytyksiä on saatettu siirtää hoidettavaksi.

Digitaalinen perehdytyssuunnitelma vai oppimisympäristö?

Yritys, jolla ei ole aikaa rakentaa itse tai motivaatiota, budjettia tilata kokonaista oppimisympäristöä perehdyttämistä varten, tekee hyvän vakiomuotoisen, digitaalisen perehdytyssuunnitelman helposti tamperelaisen ohjelmistoyritys Gemilon kehittämällä perehdytystyökalulla.

Työnantaja saa käytettyä samaa perehdytyspohjaa vielä vuosia sen jälkeen, kun se on kunnolla kertaalleen tehty, jos liiketoiminta tai työympäristö eivät muutu niin paljon, että perehdytyssuunnitelmaa pitäisi muuttaa. Perehdytyssuunnitelmia saa tallennettua mallikirjastoon sekä kokonaisina suunnitelmina että yksittäisinä mallikohtina, mikä auttaa hyödyntämään hyväksi havaittuja perehdytyksen sisältöjä useammin kuin kerran. Minimissään kannattaisi olla tiiminvetäjille oma perehdytys perusperehdytyksen lisäksi, jonka kaikki henkilöt käyvät läpi.

Kun perehdyttäminen hoidetaan digitaalisella perehdytyssuunnitelmalla ei työpaikalla tarvitse keksiä ja luoda niin paljon sisältöjä kuin oppimisympäristössä tulisi olla, mutta tarvitaan silti enemmän sisältöjä kuin pelkkä lomake tyhjillä kentillä tai ruksittavalla muistilistalla edellyttäisi.

Perehdyttäjä kuittaa digitaalisessa perehdytyssuunnitelmassa, kun perehdytys on tehty. Joissakin työkaluissa voidaan kerätä kuittaus myös perehdytetyltä.

Perehdytystyökalu huolehtii automaattisesti, että perehdytyksistä näkyy perehdytykset-taulukko, jotta perehdytysten seuranta helpottuu eikä kenenkään tarvitse käsin koota taulukoita tai erillisiä listoja siitä, kuka on jo perehdytetty ja kenen perehdytys on kesken tai aloittamatta.

Systemaattinen perehdyttäminen onnistuu digitaalisesti varmemmin.

Digitaalinen perehdytyssuunnitelma on systemaattinen tapa käydä läpi asiat. Perehdytyssuunnitelman avulla ei unohdeta käydä läpi ohjeita, joita tietämättä työntekijä saattaisi vaarantaa työpaikan työturvallisuuden, työntekijän oman turvallisuuden, asiakkaiden turvallisuuden, tietosuojan, tietoturvan, liiketoimintasalaisuuksia jne.

Yrityksissä on isoja eroja työpaikan tavoissa ja kulttuurissa, miten tärkeänä perehdytystä pidetään.

• Saatetaan perehdyttää ihminen vain, kun hän tulee taloon uutena työntekijänä.
• Perehdytetään vakituiset työntekijät, kun
• organisaatiossa on muutoksia,
• henkilön työtehtävät muuttuvat
• tai tulee uusia laitteita, joita tekijän pitää osata käyttää
• tai muita työhön liittyviä vaatimuksia (esim. tietosuoja-asetus).
• Jos käytetään tilapäistyövoimaa, on perehdytyksiä tehtävä usein. p
• Perehdytetään ihminen aina, kun hän vaihtaa työtehtävää, vaikka olisi ns. vanha työntekijä organisaatiossa.

Vakavat seuraukset, jos perehdytys puuttuu tai epäonnistuu

Aluehallintovirasto joutuu puuttumaan satoja kertoja vuodessa perehdytyksiin, koska työnantajat eivät ole hoitaneet niitä kunnolla. Parempaa perehdyttämistä ei tarvita vain rakennustyömaille, vaan myös teknologia-alalle.

Joillakin aloilla perehdytyksen puuttuminen voi aiheuttaa tapaturmia ja jopa kuolemisia, joita työnantaja joutuu ratkomaan käräjillä.

Haluatko sinä, että työpaikkasi tai sinun yrityksesi välttää joutumasta niiden yritysten joukkoon, jotka saavat huomautuksia, aiheuttavat työntekijöille vaaratilanteita eivätkä hoida lakisääteistä velvollisuuttaan kunnolla? Etenkin tilapäisen työvoiman kanssa on todella tärkeää, että yrityksen perehdytysprosessi on kunnossa, koska uusi työntekijä ei voi tietää kaikkea työhön liittyvää ja ihmisten vaihtuessa usein, perehdytystäkin on jaksettava ja muistettava tehdä yhtä usein.

Eri yritysten toimitusjohtajat, aluejohtajat ja esimiehet voivat saada Suomessa - ja ovat myös saaneet - päiväsakkoja huonosti hoidetusta perehdytyksestä.

Yksikin nuoren ihmisen kuolema on liikaa. Uutisissa oli jokin aika sitten, että 18 vuoden ikäinen mies kuoli työpäivänä siksi, ettei häntä ollut opastettu ja työ oli hengenvaarallista, jos ei sitä osannut oikein. Siitä aiheutui pysyvä menetys hänen perheelleen. Tapahtuneesta on jäänyt varmasti syvä jälki myös esimieheen, joka ei huomannut hoitaa perehdytystä. Työn valmistumisen sijasta tulikin nuoren ihmisen hautajaiset.