Työpaikkahakemuksia ei tarvitse tai kannata pyytää enää sähköpostiin. Kerää hakijoiden hakemukset tietokantaan helposti MyGemilo-pilvipalvelun rekrytointi-lomakkeella. Gemilon Rekrytointi on yksinkertainen ja helppokäyttöinen järjestelmä henkilöille, joiden työnä on vastaanottaa ja käsitellä työpaikkahakemuksia.

1. Hakemusten kerääminen helpottuu.

• Se on kuin taikaa! Hakemus tallentuu verkkolomakkeelta liitteineen automaattisesti tietokantaan.
• Lomake ottaa vastaan liitteet vain jos haluatte liitteitä ja säilyttää ne hakemuksen yhteydessä.
• Työaikaa säästyy! Järjestelmä tekee manuaalisen työn osuuden, jonka ennen teki ihminen käsitellessään hakemuksia sähköpostin kautta.

2. Ei enää puutteellisia hakemuksia ilman rekrytoinnissa tarvittavia pakollisia tietoja.

• Jos hakija hakee sähköposti-viestillä, ei työnantaja pysty ennakkoon oikein millään varmistamaan, että hakija muistaa kertoa, onko hänellä tarvittavat koulutukset, luvat, työhön tarvittavat kortit jne.
• Vaikka hakija kertoisi tiedot, ne saattavat olla sähköpostiviestissä ja sähköpostiviestin liitteeissä niin, että joku teillä joutuu keräämään tiedot käsin ja käyttämään aikaa tiedon etsimiseen per hakemus vain huomatakseen, että työnhakija ei ehkä muistanut kertoa asiasta ollenkaan.
• Lomakkeella saa kerättyä pakolliset tiedot, koska lomake voi estää lomakkeen lähettämisen niin kauan, kunnes hakija on täyttänyt lomakkeessa vaaditut pakolliset tiedot.

3. Tietosuoja-asiat kunnossa: Näin vältetään tarpeettomien henkilötietojen kerääminen rekrytoinnissa.

• Lomakkeella rajataan, mitä tietoja hakijasta halutaan kerätä rekrytointia varten.
• Näin hakija ei lähetä sähköpostissa esim. sellaisia liitteitä tai henkilökohtaisia tietoja, joita mahdollinen tuleva työnantaja ei rekrytointi-vaiheessa todellakaan vielä tarvitse tai halua säilyttää.
• Lomake säästää hakijan aikaa eikä vain työnantajan, koska lomakkeesta näkee selkeästi, mitä tietoja työnantaja odottaa saavansa, jotta voi päättää tarjoaako työpaikkaa hakijalle vai ei.
• Hakija ymmärtää hakulomakkeesta, mitä asioita mahdollinen tuleva työnantaja odottaa ja saattaa jättää lähettämättä hakemuksen.
• Jos työpaikan hakukriteerit ovat hyvin tarkat, rekrytointijärjestelmän verkkolomakkeella työnantaja varmistaa ennakkoon, ettei saa turhaan hakemuksia, joissa työpaikkaa hakee henkilö, jonka koulutus ja työkokemus eivät riitä ja työssä vaadittavat pakolliset luvat ja kortit puuttuvat.
• Etenkin tilanteissa, joissa hakemuksia voi tulla työnhakijoilta satoja viikossa tai jopa päivässä, rekrytoinnista vastaavan henkilön kannattaa vähentää käsiteltävien hakemusten määrää ennakoivasti suunnittelemalla ja toteuttamalla rekrytointilomake niin, että verkkolomake ei anna sellaisten hakijoiden lähettää hakemusta, joilta puuttuu vaikkapa pakollinen osaaminen tai taito kokonaan, jos työnantajalla ei ole intressiä alkaa kouluttaa kokemattomasta työntekijästä osaajaa.

4. Hakemusten säilytys järkevästi.

• Kenenkään teistä ei tarvitse enää "lähettää eteenpäin sähköpostin tietoja" tai "siirrellä sähköpostiin tulleita tietoja kansioon", kun yrityksenne saa työpaikkahakemuksia.
• Kenenkään sähköpostilaatikko ei enää täyty turhaan liitteistä, joita hakemusten mukana tulee, koska liitteet tallentuvat hakemuksen mukana tietokantaan rekrytointi-lomakkeelta automaattisesti.

5. Hakemukset löytää nopeammin.

• Tieto löytyy nopeasti yhdestä paikasta. 
• Tehokkaan haun avulla työpaikan hakijoista löytää tekijöitä myöhemminkin.
• Tässä on esimerkki todennäköisesti kaikkein nopeimmasta tavasta kerätä työpaikkahakemuksia.. Yksi avoinna oleva, julkaistu verkkolomake, jonka linkin vaihdatte nettisivulla entisen työpaikkahakemuksia vastaanottavan sähköpostiosoitteen tilalle. Rekrytoinnin online-lomake kerää väsymättä hakemuksia työnhakijoilta 24/7 ihmisen puolesta. Yksi lomake riittää vallan hyvin työnantajalle, jolle ei tule paljon hakemuksia ja jolla ei ole jatkuvasti uusia paikkoja tarjolla, mutta työnantaja on kiinnostunut rekrytoimaan uusia työntekijöitä, kun sopiva jättää hakemuksen avoimessa haussa.
• Asioista ei ole pakko tehdä vaikeaa, kun työ voi olla myös todella todella helppoa!

6. Enemmän kuin verkkolomake!

• Hakemukset kerryttävät teillä rekrypankkia.
• Pian teillä on toimiva työnhakija-rekisteri, jonka työnhakija-poolista on helppo löytää oikeat osaajat.
• Rekrytointi-työkalu on kätevämpi tapa kuin perustaa yhteinen sähköposti-osoite, jonne työhakemukset tulevat työnhakijoilta miten milloinkin ja niistä saattaa puuttua olennaisia tietoja.
• Mitä enemmän hakemuksia, sen työläämmäksi menee
• hakemusten käsittely,
• hakemusten säilyttäminen
• hakijoille vastaaminen
• ja oikeiden ihmisten valinta,
• jos yrityksessä ei ole käytössä kunnollinen rekrytointijärjestelmä.
• Miksi laittaisit jonkun tekemään käsin Exceleitä ja tyytyisitte pitämään työpaikkahakemuksia sähköpostissa tai sähköposti-kansiossa, kun tällainen hakemusten säilytystapa ja hakemusten käsittelytapa vie paljon enemmän aikaa, vaikka onkin "sähköistä".
• Miksi tyytyä hankalaan, kun on mahdollista nopeasti ja helposti ottaa käyttöön hyvä toimiva rekrytointijärjestelmä?
• Hyvin hoidettu sähköinen rekrytointiprosessi perustuu visuaaliseen helppokäyttöiseen lomake-editoriin, jolla voitte lisätä yhden tai useamman lomakkeen. Hakemukset kertyvät kunkin lomakkeen yhteyteen ja ne säilytetään tietokannassa sähköpostin sijasta.
• Tietokantaan on visuaalinen helppolukuinen käyttöliittymä.

7. Lomakkeiden toteuttaminen helposti visuaalisella lomake-editorilla ilman koodaustaitoja

• Moderni lomake-editorin rekrytointilomakkeiden tekemiseen on erinomainen hankintapäätös! Ei tarvitse olla koodari. Tällä osaat tehdä tehokkaita ja hyödyllisiä verkkolomakkeita rekrytointiin.
• Lomake-editori auttaa toteuttamaan ja julkaisemaan rekrytointi-lomakkeita, joilla keräätte hakijoiden tiedot ja hakemukset liitteineen kätevästi.
• Esimerkki: Toteuta Gemilon avulla työpaikan hakijoille hakulomake, jolla keräätte hakemuksia vain tietyn ajan. Sillä välin kun itse lomailet, järjestelmä avaa hakulomakkeen hakijoille sinä päivänä, kun halusitte ja sulkee määräpäivänä, kun haku päättyy.
• Jos oikein innostutte, tee erillinen hakulomake esim. kesätyöntekijöille ja harjoittelijoille, niin hakemukset "kansioituvat" automaattisesti oikean haun yhteyteen.
• Toteuta sopivan työntekijän löytämiseksi lomake, jossa pyydätte lisätietona hakijalta esim. hakeeko hän vakituista työpaikkaa, määräaikaista työpaikkaa, kesätyöpaikkaa, tunti-sopimusta vai onko kyseessä hakija, joka haluaa tehdä töitä oman yrityksensä nimissä.
• Päätä itse, haluatteko ottaa liitteitä vastaan hakemusten mukana vai ei.

8. Ajansäästö! Sähköpostia kätevämpi.

• Ei tarvitse säilyttää omassa sähköpostissa enää hakemuksia.
• Helpompi käsitellä hakemuksia, kun on aika valita tekijä(t).
• Erottaa selkeästi ja nopeammin, ketä valittiin tai ei valittu.
• Työnhakijalta saadaan tarvittavat tiedot jo haku-vaiheessa ilman, että pitää kysellä erikseen.

9. Digitaalinen rekrytointiprosessi.

• Rekrytointijärjestelmä on sähköinen rekrytointiprosessi.
• Selaa hakemuksia ja käsittele ne, joita ei ole vielä käsitelty.
• Hakemusten käsittelyyn valmis toimintatapa, joka helpottaa tietojen käsittelyä ja päätöksentekoa.
• Kun näkee mitkä hakemuksista pitää vielä käsitellä, tulee kaikille henkilöille vastattua.
• Turvallinen tapa säilyttää hakemuksia.
• Yhtenäinen vastaus hakijoille, joita ei valita heti, kun päätetty, että hakijaa ei pyydetä haastatteluun tai oteta töihin. Järjestelmä lähettää automaattisen sähköpostin hakijalle.

10. Henkilötietojen käsittely rekrytoinnissa oikein.

• Kun hakemus poistetaan, voi olla varmempi, ettei jää roikkumaan ylimääräisiä kappaleita kenenkään sähköpostiin tai eri kansioihin (tietosuoja).

Rekrytointi-järjestelmä sisältyy Gemilo HR-palvelun lisenssiin. Tilaa rekrytointijärjestelmä Gemilolta. Gemilo voi pyynnöstä toteuttaa lomakkeen teille valmiiksi ja opastaa Gemilo HR -järjestelmän käytössä. Jos mieluummin haluat kokeilla itsenäisesti ja tarvitset teille lomakkeen heti käyttöön sähköposti-osoitteen sijasta, mene Gemilo Storeen, tilaa Gemilo HR -järjestelmä ja tee oma lomakkeenne vaikka heti.