Meiltä on joskus kysytty, miten digitaalisella tuntikirjanpidolla voi auttaa laskuttajaa. Idea on tiivistettynä tämä:

• Varsinainen myyntilasku lähtee edelleen samasta tutusta jo käytössä olevasta sähköisestä laskutusjärjestelmästä,
• mutta tuntiraportointi-työkalu osaa esivalmistella ja tuottaa lähetettävän laskuaineiston laskutusjärjestelmään mahdollisimman valmiina laskuttajan puolesta
• ja näin iso osa manuaalisista työvaiheista häviää laskuttajalta kokonaan.

Asiantuntijayrityksen ERP on Gemilossa asiantuntijayrityksiä varten valmiiksi koottu paketti järjestelmiä yhtenä kokonaisuutena, jotta asiantuntijayritys pystyy hoitamaan projektit, kirjaamaan tunnit ja laskuttamaan ne mahdollisimman kätevästi.

ERP sopii erityisesti yritykselle, joka haluaa

• helpon, mutta tarkan tuntien kellotuksen,
• tehokkaan laskutusprosessin yhdistettynä olemassa olevaan kirjanpito- ja laskutusjärjestelmäänsä (esim. Netvisor, Procountor)
• ja eri liiketoiminta-alueiden johtamisen omina osioinaan (esim.talous, tuotanto, markkinointi, henkilöstöhallinto).

Jos yrityksellänne on projekti-liiketoimintaan liittyvää tuntikirjanpitoa ja laskutusta, kannattaa tutustua.

Laskun valmisteluvaihe suoraviivaistuu

Laskuaineistojen valmistelu voi viedä yllättävän paljon aikaa laskuttajalta. On paljon selvitettäviä asioita ja tiedot saattavat olla hajallaan.

Työtunnit etenevät MyGemilo-pilvipalvelussa laskuttajalle näin:

• Tekijä kellottaa tunnit projekteihin tai kohdentaa tuntikirjauksen projektin yksittäiseen tehtävään. Kellotus on minuutin tarkka.
• Tuntimerkinnässä on tieto, onko työaika laskutettavaa vai ei.
• Tuntikirjauksesta näkee helposti, onko tunti lisätyötä vai ei.

KUVA. Työtuntien laskutus-työkalu*

Automaattinen tieto kun laskutettavaa

Laskuttajaa helpottaa, että MyGemilo kokoaa ERP:ssä yhteen näkymään automaattisesti kaikki ne projektit ja tehtävät, joissa on laskutettavaa. Tunteja ei tarvitse etsiä ja kysellä eri projekteista. Ne ovat siististi yhdessä näkymässä ja helppo käsitellä laskuiksi, laskutettiinpa tunteja pois yhdellä tai useammalla laskulla asiakkaalta.

Säästyy aikaa ja kiire vähenee, kun laskuttajan näkymä muodostuu Tuntilaskutus-näkymään automaattisesti kaikista niistä töistä ja projekteista, joissa on laskutettavia tunteja tai lisätyöksi merkittyjä laskutettavia tunteja.

• Laskuttajalla on automaattinen luettelo kaikista niistä asiakastöistä projekteittain ja tehtävittäin, joita saa laskuttaa.
• Näin laskuttajan ei tarvitse etsiä, onko jossain projektissa laskutettavaa tai onko jossain yksittäisessä työtehtävässä laskutettavia tunteja.
• Voiko olla helpompaa: MyGemilo osaa nostaa automaattisesti esiin kaikki laskutettavat tunnit laskuttajalle!
• Kun tunti on siirretty laskulle, se poistuu laskutettavien töiden ja projektien näkymästä automaattisesti, jotta samaa tuntia ei laskuteta toistamiseen, mutta jää toki talteen edelleen henkilön työaikakirjanpitoon, projektin ja/tai tehtävän tunteihin ja varsinaisen laskun Tunnit-välilehdelle.

KUVA. Myyntilaskut-taulukko*

• MyGemilo-laskuaineisto jää talteen tietokantaan, jotta laskuttaja voi tarvittaessa vielä palata siihen, mitä on laskutettu.
• MyGemilo-laskuaineistoa pystyy katsomaan henkilö, jolle ei ole voitu hankkia tai haluttu maksaa omaa käyttäjätunnusta yhtiön erilliseen sähköisen taloushallinnon ohjelmaan, josta virallinen myyntilasku lähti asiakkaalle ja jossa yhtiön virallinen kirjanpito on.
• MyGemilo-laskuaineiston välilehdeltä näkee milloin tahansa erittelyn, mistä tunneista se koostui ja miten tunnit jakautuivat eri tuotteille eri tekijöiltä.
• Tunnit kannattaa ottaa laskulle mukaan, koska näin saatte seurattua kannattavuutta laskuittain, vaikka asiakas ei vaatisikaan nähdä tunteja (esim. urakat) ja pysytte perillä, mitkä töiden tunneista on saatu laskutettua ja mitä ei.

Sähköisen kirjanpito-ohjelman rinnalle tukityökaluksi

MyGemilo ei ole kirjanpito-ohjelma. Tuntilaskutus-työkalu on kehitetty auttamaan laskuttajaa valmistelemaan laskuaineisto varsinaiseen laskutusjärjestelmään tiedoista, joissa voi olla samalle asiakkaalle usealta eri tekijältä tunteja useaan eri tuotteeseen ja joitakin saman laskun laskutettavista tuotteista on saattanut tehdä yksi tai useampi tekijä. Laskutettavaa työtä on todennäköisesti tehty samanaikaisesti ja eriaikaisesti.

Lisäksi asiakas on saattanut pyytää yhdistämään samalle laskulle usean eri projektin laskutuksen kerralla, jotta ei saa monta laskua. Tähänkin on MyGemilon työtuntien laskutus -näkymässä erinomainen tuki, jotta laskutusprosessi pysyy suoraviivaisena ja laskutusjärjestelmää on helppo käyttää.

KUVA. Exceleitä selkeämpi ja visuaalisempi

Laskun hintarivit helpommin

Gemilo on kehittänyt ohjelmaan järjestelmällisen automatiikan. Systeemi osaa yhdistellä monimutkaisetkin tuntiraportoinnin käyttötapaukset selkeinä hintariveinä laskulle. Tällaista automatiikkaa tarvitaan, jotta laskuttaja saa varsinaisen asiakkaalle menevän myyntilaskun lähtemään nappia painamalla ulkoisesta laskutusjärjestelmästä oikeilla laskun tiedoilla.

Laskutusvalmisteluihin ja laskun lähettämiseen kuluu vähemmän aikaa, koska ei tarvittu enää sellaista määrää kallista laskuttajan tekemää käsityötä kuin laskutuksessa on totuttu näkemään.

Voit unohtaa taskulaskimen! Tämä on yksi helpoimpia paikkoja tehostaa toimintaa ja nostaa katetta! Mitä enemmän laskutus vie aikaa, sen vähemmän laskusta jää rahaa kassaan.

Varsinainen lasku lähtee entiseen tapaan

MyGemilo-laskuaineiston pohjalta luodaan varsinainen myyntilasku sähköiseen taloushallinnon ohjelmaan, kuten Visma Netvisor tai Accountor-ryhmän Procountor.

Integraation saa päälle palvelun asetuksista. Sen jälkeen laskuaineiston siirto laskutusjärjestelmään onnistuu MyGemilosta Lähetä-painikkeen klikkauksella. Mikä parasta, MyGemilon teknologia osaa täydentää monia puuttuvista tiedoista rajapinnan yli siitä datasta, joka on taloushallinnon ohjelmassa jo valmiina. Jos tarvitset apua ensimmäisillä kerroilla, ota rohkeasti Gemiloon yhteyttä. Autamme mielellämme sinut alkuun järjestelmän kanssa.

Myyntilaskun näkee nyt myös myyjä

MyGemilossa on sekin etu, että myyjä voi hoitaa asiakkaan yhteydenottoa laskuun liittyen. Laskuttajahan ei välttämättä tiedä sovitusta tai toteutuneesta mitään, hän on ehkä vain valmistellut ja hoitanut laskun eteenpäin. Silloin asiantuntija- tai ratkaisumyyjä on parempi kontakti asiakkaalle kuin laskun tekijä. Asiakas saa haluamaansa asiakaspalvelua nopeammin, koska myyjäkin näkee, mitä on laskutettu eikä vain, mitä myi. Siksi tuntilaskutus on MyGemilossa Myynti-työtilan alla eikä esim. Talous-työtilassa.

Joustava tapa laskuttaa projektityötä

Joskus asiakkaan kanssa on sovittu hinnoista, joissa työaikaa pyöristetään tai tuotteelle on minimihinta, joka laskutetaan aina, olipa tuntimäärä mikä tahansa. Se, että pyöristetään hintarivillä hintaa MyGemilo-laskuaineistossa, ei vaikuta henkilön henkilökohtaiseen kokonaistyöaikaan.

Vaikka laskuaineistossa tuntien lukumäärää pyöristettäisiin ylös tai alas oikeista tuntiseurannan todellisista minuuteista ja tunneista, lukumäärä muuttuu vain laskuaineistoon, ja henkilön tuntiraportti pysyy ennallaan. Myös projektin tuntiraportti pysyy ennallaan.

Laskuttajan tekemä muutos laskun tuntien lukumäärään menee vain laskulle. Tämä on tärkeää, koska ette halua, että pyöristyksillä aiheutuisi samalla myös henkilön kokonaistyöajan pyöristys alas- tai ylöspäin.

Monta järjestelmää yhden hinnalla

MyGemilossa on samassa järjestelmässä onnistuneesti hoidettuna

1. työajanseuranta
2. tuntiseuranta
3. tuntiperusteinen laskutus laskuaineistossa.

Virheiden korjaus onnistuu

Jos laskuaineistoon on kohdennettu virheellisiä työtunteja, laskuaineistosta pystyy poistamaan tuntirivejä laskulta ilman, että tuntimerkintä poistuu sen alunperin raportoineen henkilön kokonaistyöaika-raportista. Tämä tulee tehdä ennen kuin virallinen lasku on mennyt jo laskutusjärjestelmän kautta maksavalle asiakkaalle.

Gemilo Tunnit on osa Gemilon ERP-kokonaisratkaisua. Sitä myydään myös erillisenä järjestelmänä. Tilaa Gemilo Tunnit, jos ette tarvitse erillisiä deskejä (työtilat) liiketoiminta-alueittain, vaan yksinkertaisemman, selkeän järjestelmän, jossa

• voi vain kellottaa työaikaa,
• kohdentaa tunnit tehtäviin ja projekteille
• hallinnoida helposti projektin ja/tai tehtävän tuntiraportit
• ja viedä tunnit laskutukseen rajapinnan yli laskuaineistona (Procountor tai Netvisor)
• tai laskuttaja ottaa siirtotiedostona (Excel) laskutettavaksi.
• Gemilo Tunnit -tuote ei sisällä Gemilo CRM-ohjelmaa tai Gemilo HR-ohjelmaa, kuten ERP.

Jos teillä ei ole ennestään hyvää CRM:ää ja HR-järjestelmää käytössä, siinä tapauksessa tilaa pelkän tuntiseurantaohjelman sijasta Gemilolta käyttöönne järjestelmä, joka tukee myös myynnin johtamista ja vähentää kiireitä töissä sujuvoittamalla henkilöstöhallinnon asioiden hoitamista.

Tiesitkö, että eroamme CRM-kilpailijoista myönteisesti esim. siinä, että tuntiseuranta on mukana myös myynnin ja henkilöstöhallinnon työkaluissa! Kokonaisvaltaisella suomalaisella pilvipalvelulla, kuten Asiantuntijayrityksen ERP, saatte tehostettua turvallisesti laskutusprosessia ja tuntiseurantanne on jatkossa samassa järjestelmässä kuin CRM ja HR. Hinta-laatu-suhde on tässä tuotteessa todella kilpailukykyinen.

*Tuntilaskutus-työkalu sisältyy Asiantuntijayrityksen ERP -pakettiin.