Mikä ero on työajanseurannalla ja tuntiseurannalla?

Työajanseuranta tarkoittaa sen ajan seuraamista, jonka työntekijä on töissä Työnantajan velvollisuuksiin kuuluu lain mukaan seurata, kauanko kukin on ollut töissä, mihin aikaan ja miten pitkään.

Työnantajalla on aina intressi ilman lakiakin seurata, miten kauan töissä ollaan. Kun työstä lasketaan palkka tehtyjen tuntien mukaan tai minuuttitaksalla, on pakko tietää tarkalleen palkanmaksua varten, miten paljon työaikaa kukin työntekijä on tehnyt. Työsopimuksessa on saatettu sopia minimimäärästä tunteja, jolloin tuntimäärää seurataan, että sovittu tuntimäärä tulee täyteen.

Myös kiinteää kuukausipalkkaa saavien kokonaistyöaikaa seurataan. Tekijän kanssa on sovittu, montako tuntia viikossa tulee olla tehtynä ja mihin aikaan työtä tehdään. Työajanseuranta tarkoittaa ylätasolla, että tiedetään viikkotuntien määrä. Näin työnantaja ja työntekijä itsekin voivat arvioida, onko tunteja tehty sen verran mitä piti vai liikaa (työuupumuksen vaara) vai liian vähän (kehityskeskustelun paikka, ja jos luvattomia poissaoloja, työsuhteen päättäminen tai irtisanominen).

Työajanseurantaan saattaa olla työpaikalla käytössä esim. vain kirjaus, milloin on tultu sisään ja milloin on lähdetty. On sovittu ns. kellokortti-menettely, jolla työaika alkaa, kun henkilö kirjautuu sisään ja päättyy, kun henkilö kirjaa itsensä ulos. Kaikki aika välissä lasketaan työajaksi. Tämä on asiantuntijatyössä ja kenttätyössä hankalaa, koska työ tehdäänkin muualla kuin konttorilla tai tehtaassa. Työnteon paikkakin saattaa vaihtua monta kertaa asiakkaan mukaan.

Kun työajanseuranta on vain tasolla "työpäivä alkoi - työpäivä päättyi", ei organisaation osaamista johdeta tehokkaasti työajanseurantajärjestelmällä - ei ainakaan tuloksen perusteella. Tällaisissa työpaikoissa työajanseuranta on lähinnä hallinnollisista syistä, jotta täytetään lain kirjain, ja on oltava tuntikirjaus perusteena jatkaa palkanmaksua. Järjestelmään jää jälki siitä, onko henkilö tullut töihin ja lähtenyt töistä. Tehokkuutta ja tavoitteita mitataan todennäköisesti jollain toisella järjestelmällä, ja työajanseuranta tuntuu ehkä niin johdosta kuin työntekijöistä vain päälle liimatulta pakolta eli todellakin vain "työajan seurannalta", joka pitää muistaa, koska on pakko.

Tuntiseurannassa dokumentoidaan tarkemmin työaikaa. Tuntiseurannan ideana on, että tiedetään kuka teki, mitä työtä, mihin aikaan eikä tyydytä vain tietoon siitä, miten pitkä työpäivä tehtiin.

Tuntiseuranta tarkoittaa, että halutaan oppia ymmärtämään, mihin työaika työpaikalla menee ja mitä työajalla saadaan aikaan. Tunnit on kirjattava,

  • koska maksaja eli työn tilaaja niin vaatii
  • tai koska tehdään projektia, jonka rahoittaja haluaa tuntiraportin
  • tai koska laskutetaan tuntiveloituksella.

Tarkempi tuntuseuranta tarkoitti ennen vanhaan kirjallista selitettä, jossa tekijä kertoo tuntikirjauksessa lyhyellä tekstillä, mitä tehtiin ja lisätietona tuntimerkinnälle on vähintään projektin taso, joissain tapauksissa tehtävä, joka on projektissa.


Liiketoiminta hyötyy faktasta

Osassa ikivanhoja tuntiseurantajärjestelmiä tuntimerkintä tarkoitti, että työntekijä keksi päästään tuntien yhteenlasketun määrän per päivä noin suurin piirtein ja kirjasi tunnit numerokenttään. Tuntien jakautuminen eri projekteille saatettiin tehdä prosentteina ja sekin "noin suurin piirtein" -arviona. Tällainen tuntiseuranta ei kerro todellisuudesta mitään. Se tarkoitti, että kaikki oli vain arvioita eikä todellista tuntiseurantaa.

Mitä pidempään tuntikirjanpidon täydentäminen unohtui, sen enemmän jäätiin arvailujen varaan, eivätkä tuntiraportit olleet uskottavia. Tällaista turhaa kuvitteellista raportointia on ehkä katsottu sormien läpi, jos johto ei ole uskaltanut vaatia työntekijöiltään tarkempaa seurantaa siitä, mihin työaika on käytetty.

Uudet, tarkemmat tuntiseurantalaskurit perustuvat kellottamiseen. Tuntien määrän, keston, ajankohdan, tekijän ja tuntikirjauksen kuvauksen lisäksi tiedetään helposti, mille projektille kyseinen tuntimäärä kuuluu. Osassa näitä kellotukseen perustuvia ohjelmia jäi silti edelleen laskuttajalle paljon avointa selvitettävää ja pahimmillaan myös käsin laskettavaa ennen kuin raportoidut tunnit olivat oikeasti laskulla menossa asiakkaalle maksettavaksi tai kirjattu kehittämismenoina kirjanpitoon tuotekehitystä tekevässä yhtiössä, kun kyse oli omasta investoinnista.

Kun järjestelmässä pystyy kirjaamaan tunteja projektin lisäksi työtehtävään, päästään aika tarkalle tasolle. Tuntiseurannassa on kuitenkin menossa iso murros, sillä eri työpaikoilla eroaa valtavasti, mitä oikeastaan tarkoitetaan sillä, että kirjataan tunteja tehtävä-tasolla.

Osalle työnantajista riittää, että seurataan minkä verran aikaa menee tietyn tyyppisiin työtehtäviin, mutta työtehtävä ei ole konkreettinen tehtävä, vaan tehtävä onkin vain yleisellä tasolla tietynlaisia töitä kuvaava tehtäväkategoria. Siis eräänlainen meta-sana, joka kuvaa kaikkia yksittäisiä käytännön töitä.

Sellaisessa järjestelmässä tiedetään tehtäväkategorian mukaan, että on tehty esim x % ajasta asiakaspalvelua, x % ajasta kilpailutuksia ja x % ajasta tuotekehitystä, mutta mitä kaikkea on oikeasti tehty työtehtävinä, ja minkä verran näihin yksittäisiin työtehtäviin meni työaikaa, jää pimentoon. Tehtäväkategorian mukaan tuntien tietäminen on enemmän kuin sellainen raportti, jossa on vain tallessa, milloin tultiin töihin ja milloin lähdettiin kokonaistyöajan seuraamiseksi, mutta eihän se ole lähellekään sitä tarkkuutta, joka oikeasti on nykyaikaisissa järjestelmissä jo mahdollista.

MyGemilon tuntiseurannan (Gemilo Tunnit) erityisominaisuus on ns. deep search eli syvähaku. Tehokas haku auttaa kohdentamaan tunnit millä tahansa tarkkuudella, joka on palveluunne valitun paketin perusteella mahdollinen. Asiantuntijayrityksen ERP on MyGemilon laajin paketti.

Esim. kauppoihin kuluneen työajan seuraaminen on tärkeää tietoa, kun myydään yritykseltä yritykselle. B2B-kauppa on joskus hidasta, ja myyntineuvottelut saattavat kestää jopa vuosia isoissa hankinnoissa. Kannattavuuden arvioimiseksi tällaisissa kaupoissa on tärkeä nähdä myös myyntiin sijoitettu aika eikä vain lopullisen toteutuksen tunnit. Vastaavasti pikkukaupoissa, joiden arvo on euroissa pieni, on hyvä huomata, jos myynti käyttää kaupan saamiseksi enemmän aikaa kuin saadaan laskutusta. Tällainen tieto auttaa johtamaan yritystä ja tukee kannattavaa kasvua. Tarkoitamme tätä, kun puhumme Gemilossa tarkasta tuntiseurannasta. Ei tiedetä vain, että on käytetty yhteensä x tuntia ja x % ajasta "myyntiin" (tehtäväkategoria), vaan tiedetään tarkalleen, minkäkokoisen kaupan myyntiin meni minkä verran aikaa ja kenen asiakkaan kanssa. Tällainen tarkkuus tuntiseurannassa on jotain täysin muuta kuin se, milloin ulko-ovi avautui ja meni kiinni työntekijällä työpäivän päätteeksi.

Sama juttu tehtävien tuntiseurannassa. Esim. ohjelmistoyrityksen tuotekehitysprojektissa voidaan lajitella tehtävät kategorioittain ominaisuuksiin, parannuksiin, käyttötukeen, myynnin tukeen, testaukseen, vikoihin ja versiopäivityksiin. Näin tiedetään tarkalleen, millaiseen työhön koodarin aika meni, eikä vain sitä, että työnä oli "ohjelmointi". Kun työaika on kohdennettu tehtävään, se voidaan sen lisäksi vielä kohdentaa tuotteelle. Näin saadaan selville esim. paljonko yrityksessä tehdään laadunvalvontaa (tunnit kohdennettu laadunvalvonta-nimiselle tuotteelle).

Näillä elementeillä päästään todella tarkkaan tuntiseurantaan. Etenkin kun palvelussa kellotus töihin on minuutin tarkkaa, tarvittaessa jopa sekunnin tarkkaa.

Joskus työ on yleisluontoista eikä sille ole omaa projektia. Aina ei ehkä haluta lisätä edes erillistä tehtävää, vaikka tehtävä auttaisi dokumentoimaan yhteydenpitoa, jakamaan liitteet, aikatauluttamaan työtä ja kuittaamaan, kun työ on valmis. Sekin on ok. Siksi ainakin Gemilon kehittämässä tuntiseurannassa (Gemilo Tunnit) voi kohdentaa myös pelkästään liiketoiminta-alueelle tuntinsa.

Tuntiseuranta ei ole vaikeaa. Se pitää vain ottaa asiakseen hoitaa kuntoon ja opetella uusi työntekemisen malli, jossa aloitettu, meneillään oleva ja tehty työ kuitataan, mutta niin myös tehdyt tunnit töittäin - ja etenkin tuotteittain, jos tunti halutaan kehittämismenoihin tai laskuttaa asiakkaalta. Tarkka tuntikirjanpito on kaikkien etu. Siitä voi oppia paljon myös oman työnsä johtamiseen ja itsestään.

Ajankohtaista

jonas-vincent-xulIYVIbYIc-unsplash (1).jpg
Asiakaspalvelun kehittäminen

Lue lisää
SuomenvahvimmatohjelmistoyrityksetGemilo.png
Tuntilaskutus helpommin

Lue lisää
marvin-meyer-SYTO3xs06fU-unsplash.jpg
Sisäinen viestintä kuntoon - 12 kysymyksen muistilista

Lue lisää