Perehdytys on lakisääteinen työnantajan velvollisuus, jotta työntekijän turvallisuudesta työpaikalla on pidetty huolta. Silti joissakin työpaikoissa perehdytystä ei dokumentoida ollenkaan. Perehdytys on hoidettu suullisesti osana ohjausta työpaikalla, jonka jälkeen työnantaja olettaa työntekijän osaavan tehdä työnsä.

Tärkeintä, että perehdytätte!

Perehdytyksiä tehdään yrityksissä erilaisella rytmillä. Osa yrityksistä perehdyttää uudet työntekijät kerran ja osa yrityksistä aloittaa perehdyttämisen jo osana rekrytointiprosessia, edeten alkuperehdytysten kautta syvällisempään perehdytykseen. Kummallakin tavalla voi toimia, olipa työpaikalla käytössä digitaalinen perehdytys tai sähköinen perehdytys - tai paperilomakkeet.

Sekä digitaalinen perehdytys että sähköinen perehdytys vähentävät työnantajan riskiä. Jos työntekijän työturvallisuus tai asiakkaan turvallisuus tai kollegan turvallisuus vaarantuisi, koska tekijä ei osannutkaan toimia niin kuin ohjeistettiin, työnantajan pitää pystyä todentamaan, oliko työntekijä perehdytetty ja jos oli, niin mihin asioihin liittyen.

Jos joku työntekijöistä tarvitsee työtehtävänsä vuoksi erityistä ohjausta, perehdytystä personoidaan käyttämällä erillistä lisäperehdytystä. Henkilö perehdytetään vakioperehdytyksen lisäksi esimerkiksi tiettyyn laitteeseen, työtehtävään tai asemaansa (esimies) liittyviin vastuukysymyksiin.

Olipa digitaalinen perehdytys tai sähköinen perehdytys - tai vaikka vain paperilomake - se on parempi aina kuin ei perehdytystä ollenkaan. Kun perehdytys ei ole vain tyhjä lomake, vaan myös perehdytyksen sisällöt ovat valmiina, perehdyttäjän työ helpottuu. Siitä on etuna lisäksi, että perehdytyksiä saadaan vakiomuotoisiksi, jotta ei ole niin paljon perehdyttäjästä kiinni, mitä työntekijälle perehdytettiin. Jälleen työnantajan riski pienenee, koska on helpompi luottaa, että asiat käytiin läpi niin kuin suunniteltu, koska käytössä on valmis malli, jota perehdyttäjä noudattaa.

Valitse digitaalinen, ei vain sähköistä.

Sähköinen perehdytys on esimerkiksi Word-tiedostona pilveen tallennettu perehdytyssuunnitelma. Se on sähköinen tiedosto, mutta ei varsinaisesti vielä mikään systeemi tai järjestelmä, jossa perehdytyksiä voisi valmistella, kuitata ja seurata. Gemilo HR-ohjelman perehdytyssuunnitelma on digitaalinen perehdytys, samoin erilaiset oppimisympäristö-tyyppiset kokonaisuudet, joissa perehdytykset hoidetaan suunnitelman sijasta kokeilla, testeillä ja kursseilla.

Digitaalisen perehdytyksen ja sähköisen perehdytyksen erona on, että

• digitaalisessa perehdytyksessä tiedetään,
• onko henkilöt perehdytetty,
• millä perehdytyssuunnitelmalla,
• milloin ja kuka perehdytti
• ja pystytään kuittaamaan esim. erilaisia perehdytykseen liittyviä tehtäviä vielä erikseen
• ja tarvittaessa keskustelemaan työhön ja työsuhteeseen liittyvistä asioista, joista perehdytettävällä on vielä kysyttävää.

Jos käytössä on sähköinen tiedosto, tiedostoon ei saada keskusteluja ja ne käydään jossain muualla. Sähköisessä perehdytys-asiakirjassa keskusteluja ei jää dokumentoidusti talteen, mutta on ainakin tiedossa, millä sisällöillä on perehdytetty. Digitaalisessa suunnitelmassa myös keskustelut ovat tallessa samassa yhteydessä kuin virallinen perehdytysdokumentti.

Toimintatapa eikä vain tiedosto

Dynaaminen toimintamalli tietyn prosessin mukaan ei onnistu samalla tavalla tai ollenkaan sähköisessä suunnitelmassa (esim. Word-tiedosto). Sähköinen tiedosto tarkoittaa, että on pidettävä paljon tarkemmin itse kirjaa manuaalisesti, jos halutaan kokonaisnäkymä kaikista perehdytyksistä tai tietää yksittäisen perehdyttäjän perehdytettävät ja perehdytysten tilanne ja versiohallinta menee vaikeammaksi.

Toki kansioimalla ja metasanoilla voi koittaa hallita tiedostoja. Pienellä määrällä perehdytyksiä sekin riittää.

Digitaalisuus tarkoittaa toimintatapaa! Sähköinen viittaa vain tiedon tallennustapaan. Siksi ero on oikeasti iso ja sen huomaa, kun alkaa käyttää digitaalista työkalua perehdytyksissä pelkän sähköisen liitetiedoston sijasta.

Perehdytys osissa on helpompaa digitaalisella perehdytyksellä.

Digitaalinen perehdytyssuunnitelma on yleensä auki niin kauan kuin henkilöä perehdytetään kohta kohdalta työhönsä. Työnantaja tietää ja voi dokumentoidusti osoittaa kohta kohdalta, kuka perehdytti ja milloin mitkäkin asiat työntekijälle. Jos työntekijän perehdytykseen on vain yksi tekstinkäsittelyohjelman tiedosto, sen samanaikainen käyttö usean eri perehdyttäjän kesken on aika hankalaa. Digitaalisessa kohdista muodostuvassa suunnitelmassa tämä ongelma on vältetty.

Kerralla ei pysty omaksumaan kaikkea uutta. Siksi perehdytyssuunnitelman palastelu kohdiksi kannattaa. Jos on mahdollista, on hyvä perehdyttää pienemmissä erissä, niin jää mieleen enemmän. Kun perehdytykset on tehty digitaalisena suunnitelmana, ei käy niin kuin tekstinkäsittelyohjelmalla tehdyssä dokumentissa, josta ei kerry automaattisesti tilastoa perehdytyksistä tai ole valmista taulukko-näkymää, josta toimitusjohtaja, aluejohtaja tai esimies tai yhtiön henkilöstöhallinto (HR-osasto / HR-yksikkö) näkee nopeasti, onko henkilö perehdytetty tai ei.

Seuranta onnistuu digitaalisella sähköistä paremmin.

Dynaamisessa digitaalisessa perehdytys-työkalussa nähdään kenen esimiehen perehdytykset jäävät tekemättä, jotta voidaan ajoissa puuttua asiaan ja varmistaa, että perehdytykset hoidetaan kaikille työntekijöille työnantajan edellyttämällä tavalla. Työnantaja auttaa työntekijää tekemään työnsä turvallisesti ja tuottavasti perehdytyksen avulla.

Digitaalisessa perehdytyssuunnitelmassa perehdytyksiä on helpompi seurata

• koko henkilöstön tasolla (ketä perehdytettävänä, ketä perehdytetty, kuka perehdyttää)
• yksittäisen perehdytettävän tasolla (perehdytykset työsuhteessa).

Versiohallinta helpottuu digitaalisella mallilla.

Perehdytyksistä on hyvä olla erilaisia malleja erilaisiin käyttötarkoituksiin sen sijaan, että on yksi iso nivaska ohjeita, jotka ovat samat kaikille. Niinhän ihmisten työtehtävät ja heidän työssä käyttämänsä laitteetkin eroavat tai se, millainen on työympäristö: tehdas, konttori, rakennustyömaa, tietyömaa, sairaala, asiakkaan luona jne.

Digitaalisen perehdytyssuunnitelman etuna on, että suunnitelmaan voi yhdistellä yhteisiä asioita kohtina, jotka ovat kaikille työntekijöille samat ja vastaavasti erilaistaa perehdytystä niiltä osin kuin tarpeen ilman, että jokaisen henkilön tarvitsisi käydä läpi oman työnsä kannalta turhia asioita. Wordissa se tehtäisiin copypastella eli leikkaa-liitä ja lopulta versiohallinta menisi vaikeaksi.

Markkinoilla on jo käyttövalmiita perehdytystyökaluja

Vaikka Word-tiedosto tallennettu omalle koneelle tai pilvipalveluun on sähköinen, ei se ole niin tehokas ja monipuolinen kuin digitaalinen perehdytyssuunnitelma, jota hallitaan perehdytys-työkalussa.

Perehdytys-työkaluja on myynnissä oppimisympäristöinä, olemassa olevan HR-ohjelman rinnalle tulevina työkaluina että osana laajempaa HR-järjestelmää niin kuin Gemilo HR.

Osa kokonaisvaltaisista pk-yritysten toiminnanohjausjärjestelmistä, kuten Asiantuntijayrityksen ERP, sisältävät henkilöstöhallinnon työkaluja. Gemilon tuotekehitystyön ansiosta työnantaja-yritys voikin nykyisin hoitaa yhdessä järjestelmässä myös perehdytykset, vaikka ERP olisi ensisijaisesti ostettu helpottamaan projektimyyntiä, projektien tuntilaskutusta ja yrityksen projektien hallintaan (tuntiraportit, tehtävät, aikataulu, tekijät). Perinteisessä yrityksen tietohallinnossa joka käyttötarkoitukseen on aina eri järjestelmä, mikä saattaa aiheuttaa käyttäjissä järjestelmäväsymystä. Halusimme tilalle helpomman vaihtoehdon.

Yrittäjän kannattaa hankkia henkilöstöhallinnon työkaluja. Yrittäjän oma aika ehkä tunnu maksavan mitään, mutta oikeasti näillä työkaluilla säästetty aika on tuottavampaa, kun sen investoi henkilöstöhallinto-rutiinien sijasta yrityksen kasvun ja kannattavuuden kannalta paremmin tuottavaan työhön.