HR-lyhenne tulee englanninkielisistä sanoista Human Resources. Suomennettuna se tarkoittaa henkilöresursseja. HR-ohjelmalla tarkoitetaan HR-järjestelmää eli tietokone-ohjelmaa, jolla yhtiö hallinnoi henkilöstöä koskevia asioita, kuten työsuhteita ja työsuhteeseen sekä työntekijään liittyviä tietoja.

HR-järjestelmät toimitetaan pilvipalveluna tai SaaS-palveluna. Tilaajan ei tarvitse enää ylläpitää erillistä palvelinta, koska palvelinkin sisältyy HR-järjestelmään ja järjestelmää sekä järjestelmän palvelinta ylläpitää HR-järjestelmän toimittaja tilaajan puolesta.

Ihmiset ovat organisaation kilpailutekijä markkinoilla muita vastaan. Kyseessä on inhimillinen resurssi eli yrityksen voimavara.

Gemilo Oy kehitti helppokäyttöisen HR-ohjelman, jotta sinun ei tarvitse yksin keksiä, miten henkilöstöpalvelut kannattaa organisoida, vaan valmiina on malleja ja prosesseja työsuhteiden elinkaaren hallintaan.

Henkilöstöhallinnon töiden helpottamiseksi

Mitä enemmän työntekijöitä, sen enemmän henkilöstöhallinnon töitä. Jos yrityksessä ei ole omaa henkiöstöhallinnon ihmistä, pienessä yrityksessä omistajayrittäjä joutuu pysymään itse ajan tasalla työsuhteista, järjestämään työajanseurannan ja hoitamaan työntekijöiden kanssa lomien sopimiset sekä sairaspoissaolojen seurannan.

Vaikka palkanmaksu hoituisi jo taloushallinnon ohjelmassa ja palkat laskee ulkoistettu tilitoimisto tai yritykseen palkattu oma palkanlaskija, silti työsuhteen asioista jää yrittäjälle itselleenkin vielä paljon käytännön asioita hoidettavaksi. HR-järjestelmän ideana on keventää tätä työkuormaa ja toimia yrittäjälle valmiina sabluunana asioiden hoitamiseen, jotta kaikkea ei tarvitse keksiä itse.

HR-järjestelmä säilyttää henkilöstön henkilötiedot

Tietokantapohjaisen HR-järjestelmän etuna on, että joku muu huolehtii tilaajan puolesta:

• henkilöstön henkilötietojen säilytyksestä
• tietojen varmuuskopioinnin
• eikä HR-järjestelmissä ole enää samaan tapaan kuin taulukkolaskenta-ohjelmassa tietojen yhdistelyä käsin taulukosta toiseen.
• HR-järjestelmiin on jo mietitty valmiiksi, mitä asioita tarvitaan
• ja HR-järjestelmä kerää tiedot järkevästi rakenteisena datana, jotta se pystyy tarjoamaan visuaalisen käyttöliittymän, automaattisia raportteja ja graafisia tilastoja.

Ideana on, että jos ennen jonkun piti käsin luoda taulukkoja taulukkolaskentaohjelmassa saadakseen tietoa kerättyä ja raportoitua, HR-järjestelmän tietokannassa tieto pysyy järjestyksessä ja on näytettävissä useissa eri näkymissä ilman, että käyttäjän tarvitsee tehdä niin paljon työtä saadakseen näkymät aikaan.

Yleensä HR-järjestelmässä riittää pari klikkausta samaan, mitä esim. Excelissä olisi pitänyt itse osata tehdä makrojen avulla. Gemilon kehittämä Gemilo HR-järjestelmä on tämän lisäksi myös turvallisempi ja visuaalisesti kauniimpi.

HR-järjestelmä on osa yrityksen riskienhallintaa.

Työnantaja saattaa kohdata työntekijöitä, joiden kanssa kaikki ei olekaan kuin silkkiä vain. Mitä hankalampia tilanteita, sen parempi on riskienhallinnan kannalta, että työpaikalla on dokumentoidusti hoidettu kaikki työnantajan ja työntekijän välinen viestintä. HR-järjestelmä auttaa tässä. Esim. Gemilo HR-järjestelmässä on tätä varten yhteydenpito-työkalu jokaisessa työsuhteessa mukana, jotta työsuhteen asiat tulee kirjattua helposti, mutta ne ovat tallessa pysyvästi.

Puutteelliset tai unohdetut perehdytykset ovat toinen esimerkki työnantajan riskeistä, joita HR-järjestelmä auttaa työpaikalla minimoimaan. Hyvällä HR-järjestelmällä perehdytys onnistuu helpommin ja tulee varmemmin dokumentoitua, että lakisääteinen perehdytys annettiin.

Kun työssä on korkea tapaturmariski, kannattaa valita HR-järjestelmä, jossa on valmiina tapa hoitaa kirjallisesti perehdytyssuunnitelmat. Näin HR-järjestelmästä tulee työnantajan varokeino, jolla työnantaja todentaa, että työntekijä on saanut riittävän, lain edellyttämän perehdytyksen työhönsä.

Varovainen työnantaja haluaa pienentää työnantajana riskiään joutua korvaamaan asioita, jotka jäisivät yrityksen maksettavaksi, jos perehdytystä ei olisi muistettu antaa tai osattu dokumentoida.

Toki perehdytyksistä on muutenkin hyötyä. Työntekijä oppii nopeammin tekemään työnsä työnantajan ohjeistuksen avulla eikä töiden aloitus uudessa paikassa ole niin stressaavaa kuin ilman perehdytystä.

Osassa HR-järjestelmiä on myös ns. työyhteisön pelikirja eli työnantajalle tapa hoitaa työnantajan muukin ohjeistus työntekijöille käsikirjan muodossa. Tällainen manuaali kertoo yrityksen toimintatavoista, arvoista, visiosta ja käytännön asioista, joita työntekijä miettii työsuhteensa eri vaiheissa. Riippuu järjestelmästä, onko käsikirja HR-järjestelmässä vai suositteleeko toimittaja tekemään sen erillisenä tiedostona tai esim. intrassa.

Muistin tuki

Olemme huomanneet, että Gemilo HR-järjestelmä on erinomainen muistin tuki henkilöstöhallinnolle ja kiireiselle yrittäjälle, joka ei voi millään muistaa kaikkea työsuhteista - eikä kuulukaan. Sähköpostin tai tiedostokansioiden sijasta henkilöstön asiat ovat jämptisti järjestyksessä HR-järjestelmässä. Jos pitää palata asioihin, ei tarvitse etsiä, missä tai kenellä viimeisin versio olikaan, koska käytössä on yhtenäinen tapa hallita henkilötietoja henkilöstöstä ja työsuhteiden muutoksia.

Jatkuvuus

Toimiva systeemi lisää yrityksen arvoa, koska järjestelmällisyys tuo toistettavuutta. HR-järjestelmän ansiosta henkilöstöön liittyvien asioiden hoitaminen ei ole kiinni enää vain henkilöstä, joka henkilöstöasioista on tähän asti vastannut. Kun dokumentaatio on yhdessä paikassa, työsuhteisiin ja henkilöstöön liittyviin tietoihin on helpompi palata, kun tietoja tarvitaan.

Yhtiön myyntiä tai sukupolven vaihdosta pohtivan yrittäjän kannattaa laittaa HR-asiat kuntoon.

Yhdenmukainen toimintamalli

HR-ohjelma voi esimerkiksi automaattisesti laskea työsuhteen keston ja näyttää, kenellä työntekijöistä on työsuhde, koeaika tai harjoittelu päättymässa. On työnantajamielikuvan kannalta parempi, että työsuhteen jatko on tiedossa ajoissa työntekijälle.

Älykkäät HR-järjestelmien taulukot osaavat nostaa asioita esille ja myös muistuttaa tärkeistä määräajoista, kun työsuhde-Exceliä pitää itse muistaa katsella aika ajoin, ellei ole laittanut käsin itselleen kalenterimuistutuksia.

On yhtä tärkeää huomata uudet työntekijät. Maksaa rahaa, jos työntekijällä ei olekaan työpiste, laitteet ja ohjelmiin tunnukset valmiina. Se voi pahimmillaan maksaa jopa työntekijän. Joudutaan rekrytoimaan uusi ihminen, jos tekijä kyllästyy odottelemaan tai tuskastuu työpaikan tapaan kohdella uutta työntekijää, joka voi muutenkin jo olla epävarma uudessa työpaikassa ja uusissa työtehtävissä. HR-järjestelmä maksaa itsensä takaisin monin eri tavoin!

Kirkkaampi ymmärrys omasta henkilöstöstä

Pienen yrityksen henkilöt tuntevat toisensa ja tietävät, onko osaamista vai ei. Jo keskisuurissa yrityksissä kasvusta tulee haaste, koska kaikkia työntekijöitä ei voikaan enää tuntea niin hyvin kuin pienessä yrityksessä. Suurissa yrityksissä ylin johto ei enää tunne työntekijöitään eikä kollega kaikkia työkavereitaan.

Työntekijät ovat yrityksen inhimillinen voimavara, osaajaresurssi, taitoreservi. HR-järjestelmillä voidaan johtaa osaamista paremmin kuin ilman henkiöstöhallinnon johtamisjärjestelmää onnistuisi.

Pito- ja vetovoima kunnossa

Mitä kovempi kilpailu työmarkkinoilla on osaavista tekijöistä, sen tärkeämpää on hyvä, moderni HR-ohjelma. Työnantajan kannattaa olla kiinnostunut yrityksensä pitovoimasta, jotta osaajat eivät vaihda työpaikkaa (henkilöstön tyytyväisyys, työhyvinvointi) ja kasvuvaiheessa myös vetovoimasta (rekrytointi), koska uusia tekijöitä tarvitaan lisää.

Järjestelmissä on eroja siinä, ymmärtääkö järjestelmä työehtosopimuksia vai ei, lasketaanko palkat HR-järjestelmässä vai hoitaako palkanlaskija palkka-asiat palkanlaskentaohjelmassa, joka ei ole HR-järjestelmä.

Aika moni sähköinen taloushallinnon ohjelma sisältää jo palkanmaksuun tarvittavat työkalut. Eikö tilitoimisto riitä ja se, että palkat menevät sähköisesti? Mietitkö vielä mihin tarvitaan erillistä HR-järjestelmää? Lue lisää Gemilo Storen seuraavasta henkilöstöhallinnon järjestelmiä koskevasta blogijutusta.

KUVA: Työsuhteen hallintaan kuuluvat osa-alueet Gemilo HR -järjestelmässä.